Você já sentiu que 24 horas não são suficientes para realizar todas as tarefas do dia? E se eu te disser que é possível cumprir todas as tarefas da sua lista e ainda dedicar mais tempo para lazer e descanso?
Parece um sonho, mas o segredo está na gestão do tempo. Você deve estar pensando qual vai ser a dica milagrosa da vez, mas a verdade é que não tem milagres, e sim estratégias de organização.
Ao contrário do que muitos pensam, não existe uma só maneira de organizar a rotina e concluir tarefas como um exemplo de produtividade. Cada pessoa tem uma realidade, necessidades diferentes e maneiras únicas de viver e lidar com problemas.
Por isso, separamos algumas dicas que vão te ajudar de forma prática a otimizar o tempo, produzindo de forma saudável e verdadeiramente eficaz. Mas antes, vamos entender o que é a gestão de tempo na prática?
O que é gestão de tempo?
Antes, vamos desmistificar tudo que você sabe sobre a gestão de tempo. Quando pensamos em gestão de tempo, logo relacionamos com produtividade, números e quantidade de tarefas realizadas no dia. No entanto, ser produtivo mal tem a ver com quantidade e sim com o uso correto do tempo disponível para realizá-las.
Você não precisa se tornar a Marie Kondo do planejamento de tarefas, mas pode otimizar o seu tempo para no fim do dia, ter conseguido concluir a maior parte das suas tarefas, se não todas. E claro, sem estresse e correria!
A gestão de tempo existe justamente para isso: te ajudar a concluir tarefas, trabalhos, obrigações e qualquer coisa que você se propôs a fazer de forma organizada, sem que você se sobrecarregue.
Veja, para ser produtivo você não precisa ficar até mais tarde no escritório, nem abdicar dos seus momentos de lazer e descanso. Não está relacionado a realizar muitas tarefas ou estar o tempo todo ocupado, mas sim com a otimização e gestão do tempo.
É, acima de tudo, um conjunto de estratégias de aproveitamento de tempo para aumentar a eficiência de trabalho. Para isso, é preciso trabalhar o foco, a concentração e a disciplina. Mas calma que temos dicas para isso também!
Neste conteúdo, você vai aprender a organizar tarefas por prioridades e transformar de uma vez por todas a sua maneira de trabalhar. Nada de procrastinar ou ficar sem tempo. Vamos juntos?
5 Dicas preciosas de organização e gestão de tarefas
A seguir, apresentamos dicas práticas que você pode começar a aplicar hoje mesmo na sua rotina para obter mais concentração, foco, organização e conseguir gerenciar as tarefas de forma eficiente. Confira!
1. Defina prioridades
O primeiro passo é definir suas prioridades. Seja qual for a sua forma de organizar as tarefas do dia (em planilhas, aplicativo, agenda, bloco de notas, celular…) organize por ordem de prioridade.
A prioridade pode ser medida em:
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Prazo
Você pode definir a prioridade com base no prazo de entrega das tarefas. Ela deve ser entregue hoje, nesta semana ou em um mês? Qual deve ser entregue primeiro? Qual a urgência de cada tarefa?
Isso se aplica a qualquer atividade. Seja a entrega de um relatório ou mesmo a faxina da casa. Você pode organizar tanto tarefas de trabalho como domésticas, assim, a sua rotina estará organizada por inteiro, podendo conciliar todas as áreas da sua vida.
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Complexidade
Qual tarefa é mais difícil de concluir? Qual exige mais tempo, esforço, pesquisa e trabalho? A complexidade também é uma maneira de definir a ordem de prioridade de realização de tarefas.
Você pode começar pela mais difícil se quiser relaxar para fazer as tarefas mais fáceis e eliminar o peso maior da lista, ou concluir todas as mais fáceis primeiro, assim estará mais motivado por já ter riscado ítens da lista.
2. Faça uma lista de tarefas
As listas ajudam a identificar rapidamente todas as obrigações do dia. É fácil de entender e de fazer e causam a sensação de dever cumprido quando um item é concluído.
3. Evite distrações
As distrações fazem parte da vida e da rotina, mas não podem atrapalhar o seu trabalho e a realização das tarefas. Evite coisas que chamam a sua atenção e tiram o seu foco. O celular costuma ser o maior inimigo dos procrastinadores, portanto, se quiser tomar uma medida mais radical, desligar o celular é uma boa ideia (caso você não precise dele para realizar a tarefa).
Lembre-se que quanto mais você adiar uma tarefa, mais urgente ela se tornará. Por isso, busque evitar distrações para concluí-las mais rápido.
4. Aplicativos de organização de tarefas
Graças à tecnologia, hoje podemos contar com aplicativos para fazer quase tudo, desde monitorar uma dieta até gerenciar tarefas. Os Apps são uma ótima maneira de organizar as tarefas e acompanhar o andamento e os prazos. No entanto, é preciso ter disciplina para não esquecer de atualizar o aplicativo nem acabar se distraindo e entrando em outros aplicativos, causando distrações.
O Trello é um site e aplicativo de gestão de tarefas muito utilizado por empresas. Ele possui um sistema de quadros, onde você monta um projeto e define todas as atividades, prazos e quem irá realizar. Ele serve para qualquer tipo de projeto, desde montar uma festa de aniversário até projetos empresariais complexos.
Outro aplicativo muito bom é o Google Agenda, ele é uma agenda virtual integrada ao e-mail onde você organiza compromissos como reuniões, eventos e atividades por datas. Também oferece a ferramenta de lembrete para cada tarefa.
O Asana é outro site e aplicativo que te ajuda a fazer toda a gestão de um projeto. Ele é mais completo que o Trello, pois oferece mais variedade de modelos para organização de tarefas, como quadros, listas e calendário. Além de permitir a formação de equipes, onde cada membro pode ser responsável por cada função.
5. Faça pausas
Lembre-se: você não é uma máquina e está tudo bem. Ninguém precisa nem deve produzir incessantemente. Não descansar para trabalhar mais não é sinônimo de dedicação e produtividade. Muito pelo contrário. As pausas ajudam a clarear as ideias, manter o foco e melhora a criatividade.
Descansar entre as tarefas, tomar um café ou fazer uma pequena caminhada já ajuda a relaxar a mente e recuperar o foco para começar a tarefa seguinte sem dispersar e se sobrecarregar mais rápido.
Conclusão
A gestão de tempo serve para te ajudar a usar o tempo com inteligência para aumentar a produtividade e eficiência do trabalho. Com pequenas mudanças de hábito no dia a dia, já é possível obter melhores resultados na rotina.
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